GANTT CHART – DIAGRAMMA DI GANTT
Cosa sono i diagrammi di Gantt e come ti aiutano a gestire i progetti?
Il diagramma di Gantt è uno strumento di supporto alla gestione dei progetti,
Il diagramma di Gantt usato principalmente nelle attività di project management, è costruito attraverso un diagramma (riportato qui di seguito) ed ha nelle assi orizzontali l’asse temporale, mentre in quella verticale le mansioni da sviluppare. Nell’asse verticale superiore invece riporteremo il tempo, sia questo espresso in giorni, settimane, mesi o entrambe. A seguito dell’asse verticale superiore, verso il basso si svilupperanno vari assi temporali, tante quante le mansioni che devono essere portate a termine. Queste assi temporali, dovranno riportare un colore diverso in caso quella determinata situazione sarà in ritardo o mancherà di alcune funzioni o update.
Cos’è un diagramma di Gantt e perché dovresti conoscerne l’utilità?
Un diagramma di Gantt è uno strumento utile per la pianificazione dei progetti. Attraverso una panoramica dei compiti programmati, tutte le parti interessate sono a conoscenza dei compiti e delle rispettive scadenze.
Un diagramma di Gantt mostra:
- Le date di inizio e fine di un progetto
- Da quali attività è composto il progetto
- Le attività assegnate a ciascuna persona
- Le date previste per l’inizio e la fine delle attività
- Una stima di quanto tempo durerà ogni attività
- Come le attività sono collegate tra loro
Componenti di un diagramma di Gantt
Di solito un diagramma di Gantt contiene i seguenti elementi:
- Le date: Le date di inizio e fine progetto consentono ai responsabili di vedere quando inizierà e terminerà l’intero progetto.
- Attività: I progetti consistono in una serie di sotto-attività. Con un diagramma di Gantt è possibile tenere traccia di queste attività.
- Tempistiche previste: il grafico indica quando ogni attività dovrebbe essere realizzata. Questo aiuta a garantire che ogni sotto-attività sia portato a termine nelle tempistiche previste.
- Progressi: Il grafico ti mostra l’esatto andamento del progetto e ti fa vedere quali attività sono già state eseguite. Grazie all’indicazione della data, avrai una panoramica di quanto ti resta da fare, per renderti conto se sei sulla buona strada per terminare in tempo il progetto.
Vantaggi di un diagramma di Gantt
L’uso di un diagramma di Gantt nel processo di gestione del progetto offre i seguenti vantaggi:
- Chiarezza
- Comunicazione
- Motivazione
- Gestione del tempo
- Flessibilità
Chiarezza
Un diagramma di Gantt suddivide più attività e timeline in un’unica panoramica. In questo modo saprai a che punto si trova il tuo team in ciascuna della fasi di un progetto. Utilizza il grafico per mostrare agli stakeholder come sono organizzati i compiti e quali risorse vengono assegnate. Potrai così fornire loro un quadro chiaro dell’andamento del progetto e mostrargli se sarà completato entro i termini accordati.
Comunicazione
I team di lavoro utilizzano diagrammi di Gantt per sostituire le riunioni e fornire aggiornamenti sullo stato di avanzamento del progetto, aiutando i membri del gruppo ad avere una chiara visione d’insieme dei progressi delle attività.
Motivazione
Grazie a una visione d’insieme chiara, i membri del team possono comprendere meglio le loro prestazioni complessive e sono in grado di inserire le proprie abitudini di lavoro nella pianificazione del progetto. Saranno inoltre più coscienti delle dipendenze tra i compiti e avranno una migliore consapevolezza dell’impatto dei ritardi sul progetto. Ciò favorisce una collaborazione più stretta e incentiva una migliore organizzazione dei compiti.
Gestione del tempo
I diagrammi di Gantt ti aiutano a impostare tempi realistici. Le barre sul grafico indicano entro quale intervallo di tempo deve essere completato un determinato compito. In questo modo, puoi anche assicurarti che altri progetti che consumano risorse e tempo non siano compromessi.
Flessibilità
I progetti sono spesso soggetti a cambiamenti. Avendo a disposizione una panoramica dei cambiamenti inattesi a livello di attività o di tempistiche, è possibile adattare di conseguenza le attività e le risorse.
Svantaggi dei diagrammi di Gantt
La complessità
I progetti composti da un elevato numero di attività e risorse possono dare come risultato diagrammi di Gantt molto complessi, specialmente se si lavora su un progetto esteso o se il team coinvolto è composto da numerosi membri. Visualizzare decine, o anche centinaia di attività su un diagramma di Gantt potrebbe rivelarsi un’ardua impresa. Pertanto, è fondamentale pensare in anticipo a diversi compiti e sottocompiti e designare qualcuno che si occupi di tutti i dettagli.
Linearità
Il successo del tuo diagramma di Gantt è strettamente legato alla mappatura lineare dell’intero progetto. Ciò significa che è necessario avere un’idea del risultato finale e dei passi da compiere prima ancora di iniziare. Può sembrare logico, ad esempio, quando si costruisce una casa, ma diventa molto più difficile se si è un team di sviluppatori web che lavora per un cliente, senza un obiettivo finale ben delineato.
Lavoro impegnativo
Come accennato in precedenza, i progetti cambiano. Se hai intenzione di utilizzare un diagramma di Gantt, dovrai adattarlo di conseguenza. Il project manager responsabile del progetto deve aggiornare frequentemente il diagramma — mansione che viene semplificata utilizzando un software di gestione del progetto.
Uso molto spesso il diagramma di GANTT nel mio lavoro e lo trovo molto vantaggioso, per avere nero su bianco cosa devo fare ed entro quando.
Inoltre può essere utilizzato anche per “far sbrigare” i nostri cari colleghi, che spesso si scordano delle scadenze 😉